(目的)

第一条　この規程は、事務の能率的な運営を図るため、文書の取扱について必要な事項を定めることを目的とする。

(文書事務の原則)

第二条　文書事務は、正確かつ迅速に行なうとともに、その処理の経過を明らかにするよう努めなければならない。

(課長等の職務)

第三条　本庁の課長(以下「所属長」という。)及び出先機関の長は、文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう職員の指揮監督に当るとともに、文書の受領、配布、発送、保管および廃棄を行なうものとする。

(文書取扱主任)

第四条　本庁の課及び出先機関に文書取扱主任を置き、本庁にあつては所属長の指定する職にある者、出先機関にあつてはその長をもつてあてる。

(文書の種類)

第五条　公文書の種類は、次のとおりとする。

(公文書の記号及び番号)

第六条　公文書には、次の各号により記号及び番号を付けなければならない。ただし、記号及び番号を付けることが適当でないもの並びに軽易な文書については、記号及び番号を付けないで処理することができる。

第七条　公文書の書式は、公文例による。

(到着文書等の取扱)

第八条　本庁に到着した文書及び物品は、総務危機管理課において次の各号により受付し、配布をしなければならない。ただし、退庁時限前一時間を経過した後到着した文書で特に急を要しないものは、その翌日配布することができる。

第九条　文書取扱主任は、前条の規定により配布を受けた文書及び物品がその課に属するかどうかを確め、その課に属すると認めるときは、文書記録簿に記入しなければならない。この場合において、所管に属しない文書を受けとつたときは、関係課に転送することなく総務危機管理課に返送しなければならない。

(電話等による処理)

第十条　口頭又は電話で聴取した事項については受付票に記載して、受付文書に準じて処理しなければならない。

第十一条　到着文書は、文書取扱主任において、本庁に準じて処理するものとする。

(立案及び決裁)

第十二条　文書取扱主任者から文書の交付を受けた主任者は、すみやかに起案用紙を用い、処理案を立案し、回議に付して決裁を受けなければならない。ただし、次の表の上欄に掲げるものについては、それぞれ当該下欄に定めるところにより、起案することができる。

(回議)

第十三条　起案文書は、次の各号に定める順序により、又はこれに準じて回議しなければならない。

(特殊文書の取扱い)

第十四条　起案文書中重要若しくは秘密なもの又は急を要するものについては、課長又は主任者が自ら持ち廻り、決裁を受けなければならない。

(緊急事件の処理)

第十五条　緊急処分を要する事案であつて正規の手続を経る暇がないときは、上司の指揮を受け、電話その他の方法を用いて便宜処理することができる。この場合においては、処理後すみやかに正規の手続を経なければならない。

(対外文書の機関名)

第十六条　令達文書及び往復文書は、町長名を用いなければならない。ただし、往復文書で軽易なものは副町長名を用いることができる。

(対外文書の機関名)

第十七条　令達文書及び往復文書は、出先機関の長名を用いなければならない。

(準用)

第十八条　文書の処理については、この節に定めるもののほか、本庁に準じて処理するものとする。

(文書の浄書等)

第十九条　文書取扱主任者は、決裁を終つた起案文書(以下「原議」という。)を主任者に交付して、浄書及び校合を行なわせた後、総務危機管理課に回付させなければならない。この場合において総務危機管理課長が指定するものを除き、あて先を明記した封筒を添えさせなければならない。

(公印、契印及び割印)

第二十条　公文書には、公印を押し、原議と契印しなければならない。ただし、往復文書で印刷に付したものには、公印を押さないことができる。

(文書及び物品の送達)

第二十一条　文書及び物品の発送は、総務危機管理課において次の各号により取り扱わなければならない。

(時間外発送)

第二十二条　執務時間外に発送するものは、主務課において発送するものとする。この場合において前条第一項第一号の規定を準用する。

(再発送原議の返送)

第二十三条　文書及び物品の発送を終つたときは、その原議に発送年月日を記入し、発送者の認印を押し、主務課に返さなければならない。

第二十四条　職員以外の者が、文書の公開を請求したときは、北方町情報公開条例(令和元年北方町条例第十八号)の規定に基づき、公開するものとする。

(保存の手続)

第二十五条　完結した文書及び帳簿(以下「完結文書等」という。)は、総務危機管理課において保存しなければならない。ただし、秘密に属する文書、出納その他会計に関する証拠書類及び日常の事務処理上必要とする文書は、総務危機管理課長と協議のうえ、必要な期間主務課で保存することができる。

(保存期間種別)

第二十六条　完結文書の保存期間種別は、永年、十年、五年、三年及び一年とする。

(保存期間の起算)

第二十七条　完結文書の保存期間は、その文書の完結した年の翌年から起算する。ただし、会計年度によるものは、その文書の完結した年度の翌年度から起算する。

(文書の編集)

第二十八条　完結文書は、主務課において保存期間種別ごとに整理編集しなければならない。

(保存期間の延長)

第二十九条　第二十五条の規定により引き続いた保存文書のうちその保存期間を延長する必要があると認めたときは、主務課の課長はその文書の保存期間の満了前に当該文書の所属する年又は年度、書目名、延長の理由その他必要な事項を記入した申請書を総務危機管理課長に提出しなければならない。

(保存文書の廃棄)

第三十条　総務危機管理課長は、文書の保存期間が満了したとき、又は保存期間内の文書で主務課において保存の必要がないと認めたときは、文書保存台帳にその旨を朱書して廃棄するものとする。

(書庫の保全)

第三十一条　書庫は、常に清潔に保ち、そ害、虫害、湿気及び火気に注意し、かつ、非常事態に際し特に保全を要するものは、その場所に「非常持出」の表示をしておかなければならない。

(書庫の管理)

第三十二条　書庫は、総務危機管理課長が管理するものとする。

(保存文書の閲覧等)

第三十三条　書庫内の保存文書を閲覧しようとする者は、保存文書閲覧簿に所要事項を記入して閲覧しなければならない。

第三十四条　職員以外の者が、書庫内の保存文書の閲覧を求めたときは、総務危機管理課長は、必要と認める場合に限り、前条の例により閲覧させることができる。

(文書の編集)

第三十五条　出先機関における完結文書の保存期間種別及び分類は、本庁の例に従い整理しなければならない。ただし、これによりがたいときは、出先機関の長は、総務危機管理課長と協議して別の分類とすることができる。

(文書の廃棄手続)

第三十六条　保存期間の過ぎた完結文書は、出先機関の長において廃棄しなければならない。保存期間内の文書であつても出先機関の長が保存の必要がないと認めたものについても同様とする。

(準用)

第三十七条　この節に定めるもののほか、完結文書の編集及び保存については、本庁に準じて処理するものとする。この場合において、前節中総務危機管理課長とあるのは、出先機関の長と読み替えるものとする。

(帳簿等の様式)

第三十八条　この規程に定める文書処理に関する帳簿その他の様式は、次のとおりとする。